Envoyer une affectation de travail

Le ressource Envoyer une affectation de travail vous permet de créer des affectations et de les envoyer à des experts en assurance et entrepreneurs par voie électronique via XactAnalysis. Vous pouvez ensuite suivre et évaluer les affectations à l'aide d'autres outils dans XactAnalysis. Avant d'envoyer une véritable affectation, vous pouvez envoyer une affectation d'essai pour vérifier que le système fonctionne correctement. Les affectations d'essai ne sont pas incluses dans les rapports XactAnalysis. Vous pouvez également envoyer une affectation unique à plusieurs experts ou entrepreneurs dans le cas de sinistres complexes.

Les captures d'écran présentées dans ce document sont génériques et l'interface de votre entreprise peut être différente. Cliquez sur les liens suivants pour accéder directement à des sections spécifiques de la rubrique.

Accéder au ressource Envoyer une affectation de travail

• Sélectionnez Envoyer une affectation de travail dans le menu Affectations.

La page Envoyer l'affectation de travail apparaît.

Créer et envoyer une affectation

1. Sélectionnez un jeu de données dans le menu déroulant Assureur.  
2. Remplissez le ressource. Commencez par la section Propriétaire du bien/Informations sur le risque, puisque certaines des données entrées ici sont utilisées pour déterminer ce qui apparaît dans les SmartLists plus bas sur le ressource. Pour une explication détaillée du ressource, voir Champs et menus du formulaire Envoyer une affectation de travail. Les champs requis sont indiqués par un astérisque (*) et doivent être remplis avant l'envoi du ressource. Pour effacer le ressource, sélectionnez effacer (au bas du ressource, à droite de Soumettre).

1. Une fois que vous avez rempli le ressource, cliquez sur Soumettre. Si vous manquez un champ obligatoire, l'affectation n'est pas envoyée. XactAnalysis surligne le champ que vous avez manqué. Remplissez ce champ et recliquez sur Soumettre.

1. Après avoir soumis l'affectation, une copie de votre affectation apparaît. Si les données sont correctes, cliquez sur Envoyer l'affectation. S'il manque des données ou que certaines sont incorrectes, cliquez sur Retour pour apporter des modifications dans le ressource Envoyer une affectation de travail.

Après avoir envoyé l'affectation, vous êtes informé que cette dernière a été envoyée avec succès.

Dans la fenêtre L’affectation a été envoyée avec succès !, vous pouvez sélectionner l'une des quatre options suivantes :

Aller directement à cette affectation

Sélectionnez ce lien pour aller à la page Détails de l'affectation de la nouvelle affectation.

Aller à la recherche avancée

Sélectionnez ce lien pour aller à la Recherche avancée.

Envoyer plusieurs affectations

Sélectionnez ce lien pour revenir au formulaire Envoyer une affectation de travail que vous venez de remplir. Vous pourrez ainsi envoyer à nouveau l'affectation en tant qu'affectation multiple.

Envoyer une nouvelle affectation

Sélectionnez ce lien pour accéder à un formulaire vierge Envoyer l’affectation de travail.

Champs et menus du ressource Envoyer une affectation de travail

Rotation du jeux de données

Si vous avez activé la rotation de jeu de données, les champs suivants apparaissent dans Envoyer une affectation de travail:

Rotation du jeu de données

Sélectionnez Oui pour inclure l'affectation dans votre rotation de jeu de données, ou Non pour l'en exclure.

Code postal

Saisissez le code postal de l'affectation. Le jeu de données suivant qui, dans votre rotation, est qualifié pour cette zone, sera affecté.

Ampleur du travail

Sélectionnez l'ampleur du travail de l'affectation. Le jeu de données suivant qui, dans votre rotation, est qualifié pour cette ampleur de travail, sera affecté.

Jeu de Données

Ce champ vous permet de sélectionner manuellement un jeu de données. pour l'affectation. Si vous sélectionnez un jeu de données autre que le jeu suivant dans la rotation, vous devez fournir une raison.

Type d’affectation

Jeu de données (Programme)

Sélectionnez un jeu de données. Votre entreprise peut configurer et utiliser plusieurs jeux de données afin de gérer les affectations et les estimations.

Type d'affectation

Sélectionnez le type d'affectation approprié (par exemple, Sinistre, Inondation de la FEMA, tâche, ou Offre concurrentielle)

Propriétaire de la propriété/informations sur le risque

Renseignements sur le client

• Entrez le nom et l'adresse du client.
• Entrez les numéros de téléphone du client. Sélectionnez une case d'option pour indiquer le numéro principal.
• Entrez l'adresse e-mail du client.

Tiers

Entrez le nom, l'adresse et le numéro de téléphone du tiers.

Adresse de la propriété assurée

Entrez l'adresse de la propriété assurée (si elle est différente de l'adresse du propriétaire du bien).

Personne à contacter pour accéder à la propriété

Entrez le nom et le numéro de téléphone de la personne à contacter pour accéder à la propriété assurée (si différents du nom et du téléphone du propriétaire du bien).

Renseignements sur le sinistre

Type de sinistre

Sélectionnez un type de sinistre. Le type de sinistre peut être l'événement qui a causé le sinistre (par exemple, tremblement de terre, incendie, inondation, vol, etc.).

Type de travail

Sélectionnez un type de travail. Les types de travail sont personnalisés par votre entreprise. Les types de travail courants incluent : Général, Urgence, et Protection.

Ampleur du travail

Sélectionnez l'ampleur projetée du travail basée sur le coût.

Référence du sinistre

Veuillez entrer une référence de sinistre. Cliquez sur Rechercher les doublons pour rechercher les références de sinistres en double. Vous pouvez ainsi éviter de créer une affectation qui a déjà été créée.

Fichier de réclamation

Cliquez sur le champ ou sur le bouton SmartList pour ouvrir une boîte de dialogue qui vous permet d’ajouter l’affectation à un fichier de réclamation existant ou de créer un fichier de réclamation pour l’affectation. Pour plus d’informations sur les fichiers de déclaration de sinistre, consultez Vue de réclamation.

N° de fichier

Entrez le numéro de dossier.

Délégataire du dossier de sinistre

Entrez le nom de délégataire du dossier de sinistre / de l'entrepreneur / de l'expert en assurance chargé de l'affectation.

Code de CAT

Entrez un code catastrophe le cas échéant.

Emplacement du programme (région)

Sélectionnez un emplacement de programme (ou région) dans la SmartList. Ces options sont basées sur le code postal du propriétaire du bien (que vous avez entré dans la section Propriétaire du bien/informations sur le risque).

Expert en assurance/Entrepreneur

Sélectionnez un expert en assurance ou un entrepreneur dans la SmartList. Cette liste affiche uniquement les experts/entrepreneurs qualifiés pour l'ensemble de données et la zone sélectionnés, en fonction du code postal du propriétaire du bien.

Expert en charge du dossier

Sélectionnez un expert en charge du dossier dans la SmartList

Zone de liste de prix

Sélectionnez une zone de liste de prix dans la SmartList. La zone par défaut est basée sur le code postal du propriétaire du bien (que vous avez entré dans la section Informations sur le propriétaire de la propriété / le risque).

Date du sinistre

Entrez la date de sinistre au format j/mmm/aaaa, ou sélectionnez une date à l'aide du bouton de calendrier. Entrez l'heure du sinistre et sélectionnez un fuseau horaire. Vous ne pouvez pas entrer ou sélectionner une date future dans ce champ.

Date de réception

Entrez la date de réception au format j/mmm/aaaa, ou sélectionnez une date à l'aide du bouton de calendrier. Entrez l'heure de réception et sélectionnez un fuseau horaire. Vous ne pouvez pas entrer ou sélectionner une date future dans ce champ.

Date de rendez-vous

Entrez la date de rendez-vous au format j/mmm/aaaa, ou sélectionnez une date à l'aide du bouton de calendrier. Entrez l'heure de rendez-vous et sélectionnez un fuseau horaire.

Description du sinistre et/ou instructions

Entrez une description du sinistre ou des instructions spéciales à l'attention de l'expert/de l'entrepreneur.

Pièces jointes

Pour joindre un fichier, cliquez sur Ajouter. Cliquez sur Parcourir… pour trouver le fichier à joindre.  Répétez pour joindre plus de fichiers.  Entrez la description des fichiers joints dans le champ Description et cliquez sur Télécharger.  Lorsque la page est actualisée, le nom des fichiers, descriptions, types, et la taille totale des fichiers joints apparaissent à droite des boutons Ajouter et Supprimer.  Pour supprimer une pièce jointe, cochez la case pour le fichier, et cliquez sur Supprimer.

Fichier de réclamation

Cliquez sur le champ ou sur le bouton SmartList pour ouvrir une boîte de dialogue qui vous permet d’ajouter l’affectation à un fichier de réclamation existant ou de créer un fichier de réclamation pour l’affectation. Pour plus d’informations sur les fichiers de déclaration de sinistre, consultez Vue de réclamation.

Renseignements concernant la police

Type de police

Sélectionnez le type de police (c'est-à-dire, résidentiel ou commercial).

Numéro de la police

Entrez le numéro de police (obligatoire).

Date d'entrée en vigueur

Entrez la date d'entrée en vigueur de la police.

Date d'expiration

Entrez la date d'expiration de la police.

Année de création

Indiquez l’année au cours de laquelle la propriété a été créée. Vous pouvez saisir n’importe quelle année entre 1600 et l’année en cours.

Ajouter Couverture

Sélectionnez cette option pour ajouter une ligne de couverture.

Appliquer la franchise

Sélectionnez une case d'option pour spécifier comment appliquer la franchise (à toutes les couvertures ou à une couverture spécifique).

Appliquer les limites

Sélectionnez une case d'option pour spécifier s'il faut ou non appliquer les limites de couverture.

Tableau de couverture

• Entrez le nom de la couverture.
• Sélectionnez un type de couverture.
• Entrez la limite de la police et la franchise.
• Sélectionnez ce à quoi la couverture s'applique : coût de remplacement, valeur réelle, ou les deux.
• Entrez la valeur ITV (Insurance-To-Value: le coût de reconstruction totale ou de remplacement total après un sinistre total) et le montant de la réserve.
• Ajoutez d'autres lignes à la couverture en sélectionnant Ajouter Couverture (ci-dessus).
• Sélectionnez Effacer ou Supprimer pour effacer ou supprimer une ligne de couverture.

Détenteur de prêt hypothécaire

Entrez le nom du détenteur du prêt hypothécaire ainsi que le nom du prêt. Pour ajouter un autre détenteur de prêt hypothécaire, sélectionnez Ajouter un détendeur de prêt hypothécaire. S'il n'y a pas de détenteur de prêt hypothécaire, écrivez « aucun » dans le champ. Sélectionnez Supprimer pour supprimer une ligne.

Privation de jouissance

Spécifiez le montant et/ou la réserve de la privation de jouissance.

Attention spéciale nécessaire ?

Le cas échéant, cochez cette option pour modifier le statut d'attention de l'affectation.

S'agit-il d'une affectation d’essai ?

Cochez cette option pour faire une affectation d'essai. Les affectations d'essai ne sont pas incluses dans les décomptes et les rapports.

Soumettre

Cliquez pour envoyer l'affectation.

Effacer

Sélectionnez pour effacer le formulaire.