File d'attente de paiement -old

La File d'attente de paiement est un module qui rassemble toutes les estimations ayant fait l'objet d'une soumission de paiement et les référence à des fins de révision. Vous pouvez envoyer les estimations individuelles à la file d'attente manuellement ou bien configurer des règles pour ajouter des estimations en fonction de critères spécifiés. Une fois que les estimations sont dans la file d'attente, les administrateurs les affectent aux processeurs de paiement qui mettent à jour les statuts et gèrent les paiements.

Les captures d'écran présentées dans ce document sont génériques et l'interface de votre entreprise peut être différente.

Accéder à la File d'attente de paiement

• Sélectionnez File d'attente de paiement à partir du menu Affectations.

Les File d'attente de paiement affichent une liste d'estimations. Les utilisateurs dotés des droits de processeur de paiement verront uniquement les affectations qui leur sont affectées. Les utilisateurs dotés des droits d'administration de paiement, quant à eux, verront toutes les estimations, quel que soit le processeur affecté.

Vous pouvez classer les colonnes par ordre alphabétique en sélectionnant un en-tête.

Pour réinitialiser votre filtre de file d'attente après avoir classé les colonnes, sélectionnez réinitialiser dans le coin supérieur gauche de la page.

Utiliser les actions de la File d'attente de paiement

Vous pouvez exécuter plusieurs actions pour des estimations sélectionnées dans la File d'attente de paiement. Vous pouvez les affecter ou annuler leur affectation, leur ajouter des remarques, les exporter vers une feuille de calcul, ou les marquer comme lues, non lues, ou approuvées par le contrôle qualité.

Pour effectuer une action concernant une ou plusieurs des estimations figurant dans la file d'attente :

Cliquez sur la case à cocher pour chaque estimation que vous souhaitez sélectionner.

Sélectionner une action à partir du menu déroulant Sélectionner une action.

Affecter

Cette option vous permet d'affecter des estimations sélectionnées à un processeur qualifié à partir du menu déroulant Sélectionner un processeur qui s'affiche. Cette option est uniquement disponible avec les droits d'administrateur de paiement.

Désaffecter

Cette option vous permet d'annuler l'affectation des processeurs à partir d'estimations sélectionnées. Cette option est uniquement disponible avec les droits d'administrateur de paiement.

Afficher mes affectations

Cette option filtre la liste pour afficher uniquement les estimations qui vous sont affectées. Cette option est uniquement disponible si vous disposez à la fois des droits d'administrateur de paiement et de processeur de paiement.

Lire/ne pas lire

Cette option permet de faire passer les estimations sélectionnées entre Lu (caractères normaux) et Non lu (caractères gras).

Ajouter une remarque

Cette option vous permet d'ajouter une remarque à la page Détails des estimations sélectionnées.

Approuvé par le CQ

Cette option vous permet de marquer les affectations sélectionnées comme étant Approuvées par le CQ.

Exporter tout vers Excel

Cette option vous permet d'exporter toutes les estimations qui se trouvent dans la file d'attente vers une feuille de calcul Excel^®.

Cliquez sur Aller.

Filtrer la recherche dans la File d'attente de paiement

Il est possible de filtrer la File d'attente de paiement de manière à n'afficher que les estimations correspondant aux critères que vous spécifiez. Vous pouvez filtrer par assuré, numéro de déclaration de sinistre, destinataire, processeur, ou même par statut ou date d'estimation.

Pour appliquer un filtre :

Cliquez sur Filtre de file d'attente dans le coin supérieur gauche de la page. La fenêtre Filtre apparaît.

Définissez vos critères de recherche et cliquez sur Soumettre.

Les Paiements en attente affichent alors uniquement les estimations répondant aux paramètres de votre filtre.

De plus, si vous disposez à la fois des droits Administrateur des paiements et Préparateur de paiement, vous pouvez sélectionner Afficher mes affectations à partir du menu déroulant Sélectionner une action dans la page File d'attente de paiement pour afficher uniquement les estimations qui vous sont affectées.

Rôles de l'administrateur

Ceux qui sont dotés des droits Administrateur des paiements sont capables de voir toutes les estimations qui se trouvent dans la file d'attente, et également de qualifier et d'affecter les estimations à des processeurs pour les mettre à jour.

Autoriser des processeurs de paiement

Pour qu'un processeur puisse mettre à jour les estimations, il doit d'abord être autorisé par un administrateur.

Cliquez sur Qualification du préparateur, au-dessus de la liste de file d'attente.

Dans la nouvelle fenêtre qui apparaît, cliquez sur la case à cocher pour chaque processeur que vous souhaitez autoriser.

Si vous souhaitez définir une limite pour le nombre maximum d'estimations pris en charge simultanément par le processeur, tapez ce nombre dans la colonne Max. Sinon, le processeur peut avoir un nombre illimité d'estimations dans sa file d'attente.

Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer vos paramètres.

Affecter des processeurs de paiement

Pour affecter une estimation à un processeur à partir des Paiements en attente :

Cliquez sur la case à cocher pour chaque estimation que vous souhaitez affecter.

Sélectionnez Affecter à partir du menu déroulant Sélectionner une action.

Sélectionnez le nom d'un processeur qualifié à partir du menu déroulant Sélectionner un processeur.

Cliquez sur Aller.

Rôles du processeur

Les utilisateurs dotés du droit Préparateur de paiement peuvent rejeter des affectations ou mettre à jour le statut de paiement des estimations.

Mettre à jour les estimations comme étant payées

Pour mettre à jour une estimation comme étant payée :

Cliquez sur le numéro de déclaration de sinistre d'une estimation dans les Paiements en attente.

Dans la page Détails de l'affectation, cliquez sur Mise à jour dans la section Statut payé.

Dans la nouvelle fenêtre qui apparaît, sélectionnez l'une des deux premières options dans la section Nouveau statut:

Payé

Cliquez sur cette case d'option si le paiement à l'assuré a été traité. Vous pouvez également cocher la case Partiel pour indiquer qu’il y un solde restant sur le montant, ou la case Payé en charges pour indiquer que le montant payé est une charge se rapportant à des fins comptables ou de rapports.

Payé sur les lieux

Cliquez sur ce bouton si l'assuré a été payé par l'expert en sinistres/entrepreneur sur place. Vous pouvez cliquer sur la case à cocher supplémentaire Payer seulement la facture du vendeur si l'assuré a seulement reçu le montant exact figurant sur la facture du fournisseur.

Soumettre pour paiement

Sélectionnez cette case d’option si vous recommandez que l’entreprise versant le paiement paie un montant (indiqué par les cases à cocher en dessous) envers la réclamation.

Impayé

Sélectionnez cette case d’option si, pour une raison quelconque, l’assuré n’a pas été payé. Vous pouvez également cocher la case Client responsable de la facture si le client est responsable de la facture.

Montant payé

Entrez le montant du solde ayant été payé à l’assuré.

Montant impayé

Entrez le montant du solde n’ayant pas été payé à l’assuré.

Si vous souhaitez ajouter des commentaires ou des notifications, vous pouvez le faire en utilisant les autres champs et cases à cocher dans la fenêtre. Une fois que vous avez terminé, cliquez sur Mettre à jour le statut.

Une fois mises à jour sur Payé ou Payé sur les lieux, les estimations sont automatiquement supprimées de la File d'attente de paiement.

Rejeter une affectation de paiement

Si pour une raison quelconque vous avez besoin de rejeter une affectation de paiement, cliquez sur le numéro de déclaration de sinistre de l'estimation dans la File d'attente de paiement, puis cliquez sur le menu déroulant Sélectionner une action dans la page Détails de l'affectation, puis sélectionnez Rejeter l'affectation du paiement. L'estimation est alors supprimée de votre file d'attente et l'administrateur peut l'affecter à un autre processeur.

Envoyer des estimations dans les Paiements en attente

Vous pouvez envoyer des estimations dans les Paiements en attente de deux manières : manuellement ou au moyen de règles automatiques.

Envoyer des estimations manuellement

Pour envoyer manuellement une estimation dans les Paiements en attente :

Dans la page Détails de l'affectation d'une estimation qui ne figure pas encore dans la File d'attente de paiement, cliquez sur Ajouter à la file d'attente dans la section Statut payé.

Dans la nouvelle fenêtre qui s'affiche, sélectionnez le bouton Soumettre pour paiement. Vous pouvez cliquer sur l'une des cases à cocher supplémentaires qui figurent en-dessous, le cas échéant.

Si vous souhaitez ajouter des remarques ou des notifications, vous pouvez le faire en utilisant les autres champs et cases à cocher dans la fenêtre. Une fois que vous avez terminé, cliquez sur Mettre à jour le statut.

Configurer des Règles relatives aux révisions en attente

Vous devez disposer des droits Administrateur des paiements pour accéder aux Règles relatives aux paiements en attente

Sélectionnez File d'attente de paiement à partir du menu déroulant Affectations. Cliquez ensuite sur le lien Règles relatives aux paiements en attente dans la page File d'attente de paiement.

La page Règles relatives aux paiements en attente affiche toutes les règles relatives aux paiements en attente de votre entreprise.

Pour créer une nouvelle règle, cliquez sur Ajouter une nouvelle règle. Une nouvelle fenêtre s'affiche et vous permet de donner un nom à la règle et de sélectionner les conditions déterminant les estimations qui seront envoyées à la file d'attente. Une fois que vous avez terminé, cliquez sur OK. Pour de plus amples renseignements sur les champs et les menus de cette fenêtre, référez-vous aux Champs et menus sous ajouter une règle relative aux paiements en attente.

Pour créer une nouvelle règle similaire à la règle existante, cliquez sur Copier dans l'avant-dernière colonne de la règle existante. Une fenêtre comportant tous les paramètres de la règle existante s'affiche alors. Effectuez les modifications nécessaires puis cliquez sur OK pour enregistrer vos paramètres dans une nouvelle règle.

Pour supprimer une règle, cliquez sur Supprimer dans la dernière colonne de la règle.

Champs et menus sous Ajouter une règle relative aux paiements en attente

Jeu de données

Sélectionnez un ou plusieurs jeux de données pour permettre aux estimations figurant dans ces jeux de données d’entrer dans la file d’attente.

Nom/description de la règle

Entrez le nom ou la description de votre règle.

Priorité de la règle

Sélectionnez une priorité relative à votre règle : Aucune, 1 (Premier groupe traité), ou 2 (Deuxième groupe traité). Les règles filtrent les estimations selon des priorités. XactAnalysis filtre toutes les estimations selon la première règle de priorité, puis les filtres selon la deuxième règle de priorité.

TOUS LES REQUIS

(Si cette option est sélectionnée, toutes ces conditions doivent être remplies pour envoyer une affectation dans la file d'attente des révisions.)

Appliquer cette règle au

Sélectionnez pour appliquer cette règle aux estimations existantes ou futures.

Avec un statut de XactAnalysis de

Sélectionnez un statut ou laissez sur (Tous). Voir Statuts pour obtenir les définitions des statuts. Si vous sélectionnez Annulé ou Approuvé par le client, vous pouvez également filtrer la façon dont ce statut est établi (Automatiquement, Manuellement, ou L’un ou l’autre). Si vous sélectionnez Révisé, vous pouvez créer une règle qui active automatiquement une révision lorsque le statut d’une affectation est changé pour Révisée par le prestataire de service, l’assureur, ou l'un ou l'autre.

Type de hiérarchie

Sélectionnez un type de hiérarchie : Géographique, Organisationnel, ou Individuel.

Zone

Sélectionnez une zone touchée par la règle. Laissez sur (Tous) pour permettre les affectations de tous les jeux de données dans la file d’attente des révisions.

Expert en charge du dossier

Sélectionnez un expert en charge du dossier. Laissez ce champ vide pour permettre les estimations de tous les experts en charge du dossier dans la file d’attente.

Pour ce code de CAT

Entrez un Code de CAT dans le champ à remplissage automatique et sélectionnez à partir de la liste. Pour entrer plus d'un Code de CAT, veuillez les séparer par des virgules. Laissez ce champ vide pour permettre les estimations de tous les Code de CAT dans la file d’attente.

Pour ce no. de réclamation

Entrez un numéro de réclamation. Laissez ce champ vide pour permettre tous les numéros de réclamation dans la file d’attente.

Pour cet/ces État(s)/Province(s)

Sélectionnez un ou plusieurs États à partir de la liste déroulante. Laissez ce champ vide pour permettre aux estimations de tous les États d’entrer dans la file d’attente.

Pour ce type de police

Sélectionnez un type de police à partir de la liste déroulante. Sélectionnez (Tous) pour permettre aux estimations de tous les types de police d’entrer dans la file d’attente.

Pour ce type de couverture

Sélectionnez un type de couverture à partir de la liste déroulante. Sélectionnez (Tous) pour permettre aux estimations de tous les types de couverture d’entrer dans la file d’attente.

Pour cette unité fonctionnelle

Sélectionnez une unité fonctionnelle à partir de la liste déroulante. Sélectionnez (Tous) pour permettre les estimations de toutes les unités fonctionnelles dans la file d’attente.

Pour ce type de sinistre

Sélectionnez un ou plusieurs types de sinistres à partir du menu. Sélectionnez (Tous) pour permettre les estimations de tous les types de sinistres dans la file d’attente.

Pour ce code postal

Entrez un ou plusieurs codes postaux (séparés par des virgules). Laissez ce champ vide pour permettre les estimations de tous les codes postaux dans la file d’attente.

Pour un intervalle de dates entre

Sélectionnez une période ou choisissez Mensuellement, Trimestriellement, ou Annuellement à partir du menu déroulant. La règle sera appliquée aux estimations qui tombent dans une période précise ou elle sera appliquée mensuellement, trimestriellement, ou annuellement. Laissez ces champs vides si vous ne désirez pas appliquer de période à la règle.

1 de chaque

Entrez un nombre pour établir des révisions aléatoires basées sur 1 estimations sur [nombre].

Pourcentage à ajouter à la file d’attente

Inscrivez un pourcentage de réclamations à ajouter au hasard à la file d’attente.

Nbre d'estimations

Entrez un nombre d'estimations à envoyer dans la file d’attente des révisions. Cochez la case Par expert en sinistres/entrepreneur pour envoyer un nombre spécifique d’estimations par expert en sinistres/entrepreneur.

Pour une valeur d'estimation entre

Entrez une plage de valeurs.

Type de travail

Sélectionnez un type de travail.

Frais généraux & profit

Sélectionnez si vous voulez inclure les estimations avec les F&P ou Sans les F&P. Sélectionnez Aucune sélection si vous voulez ni l'un ni l'autre.

L'estimation contient

Sélectionnez si vous désirez inclure ou non les Frais généraux et profit dans votre règle.

Le nombre de métiers est

Sélectionnez si vous voulez inclure les estimations ayant plus que ou moins qu'un certain nombre de métiers, ou sélectionnez Aucune sélection si vous voulez ni l'un ni l'autre. Entrez le nombre dans le champ prévu à cet effet.

Métiers sélectionnés

Sélectionnez un métier.

Contient cette catégorie de liste de prix

Sélectionnez un pays, puis sélectionnez une catégorie de liste de prix dans le menu déroulant.

Téléversements de rapport de journal d’activités

Cochez pour exclure les téléversements de rapport de journal des activités.

Collaborations avec des tiers

Cochez pour exclure la collaboration avec des tiers.

Affectations d'essai

Cochez pour inclure les affectations d'essai. Décochez pour exclure les affectations d'essai.

UNE CONDITION REQUISE

(Cette section apparaît lorsque vous sélectionnez « Appliquer cette règle aux estimations futures seulement » dans la section Toutes les conditions requises.)

Résultats de l’audit

Sélectionnez Tout pour envoyer les estimations avec n'importe quel résultat d’audit dans la file d’attente. Sélectionnez Corrigé pour envoyer les estimations dans lesquelles les violations d’audit ont été corrigées dans la file d’attente. Sélectionnez Non corrigé pour envoyer les estimations dans lesquelles les violations d’audit n’ont pas été corrigées dans la file d’attente. Sélectionnez Spécifique et un ou plusieurs résultats de l’audit dans la liste qui s’affiche pour envoyer des estimations présentant des résultats spécifiques dans la file d'attente.

Total de violations d'audit

Entrez un nombre. Toutes les estimations ayant ce nombre d'infractions sont envoyées dans la file d'attente des révisions. Cochez la case Plus grand que pour envoyer les estimations ayant un nombre d'infractions supérieur au nombre entré dans la file d'attente des révisions.

Catégorie - codes de sélecteur de l'estimation comprenant

Sélectionnez des catégories.

Qualité de l'item

Cochez les cases pour inclure les estimations ayant une quantité d'items spécifique dans la file d'attente des révisions.

Liste de prix

Cochez la case Écarts pour envoyer les estimations avec des écarts de liste de prix dans la file d’attente des révisions. Pour les Écarts de prix seulement, vous pouvez choisir d'identifier les estimations selon les nombre d'items comprenant des écarts ou le montant de l'écart.

Variations de prix

Cochez pour envoyer les estimations avec des variations de prix dans la file d’attente des révisions.

ARTICLES

Vous pouvez envoyer dans la file d’attente des estimations présentant des items avec des détails très spécifiques.

• Utilisez la fonction Toutes les requises pour identifier les estimations présentant tous les items que vous entrez ici.
• Utilisez la fonction Une requise pour identifier les estimations présentant au moins un des items que vous saisissez ici.

Vous n’avez pas besoin de saisir des informations dans chaque menu et boîte. Par exemple, vous pourriez utiliser uniquement le menu Catégorie, en envoyant dans la file d’attente des estimations présentant des items d’une catégorie spécifique.

Sélectionnez un Pays.

Sélectionnez la Catégorie pour l’item. La zone Activité est automatiquement renseignée.

Choisissez un Sélecteur.

Choisissez si la règle recherchera un item d’un montant spécifique (égal au nombre que vous entrez) ou un item d’un montant inférieur ou supérieur à un montant spécifique.

Choisissez si la règle recherchera des items au niveau de l’item ou au niveau de l’estimation. Les règles de niveau d’item recherchent un item unique correspondant aux critères. Les règles de niveau d’estimation recherchent un total d’items correspondant aux critères.

Sélectionnez si la règle recherchera des items corrigés, non corrigés, ou ni l’un ni l’autre.

Pour ajouter d’autres identifiants d’items, cliquez sur Ajouter. Pour supprimer un identifiant, cliquez sur Supprimer.

TIERCE PARTIE

Option de filtrage

Cochez la case pour inclure uniquement les estimations contenant les items dans les champs sélectionnés ci-dessous.

Résultats d'humidité

Choisissez si vous voulez inclure les estimations ayant des résultats d'humidité plus grands ou plus petits que la valeur indiquée, ou entre deux valeurs indiquées.

Sous-niveau des résultats d'humidité

Choisissez si vous voulez inclure les estimations ayant des résultats d'Indicateurs de processus clés, de Gestion du processus d'atténuation, ou de Gestion des délais de réponse plus grands ou plus petits que la valeur indiquée, ou entre deux valeurs indiquées.

AUTRE

Approbation du client

Sélectionnez Manuel pour permettre aux réviseurs du client de réviser et d’approuver manuellement les estimations qui se trouvent dans la file d’attente. Sélectionnez Approuver automatiquement pour approuver automatiquement les estimations qui se trouvent dans la file d’attente en fonction des critères de la règle.

Envoyer par courriel à

Entrez une ou plusieurs adresses courriel (séparées par des virgules). XactAnalysis envoie un courriel aux adresses spécifiées lorsqu’une estimation déclenche cette règle, puis elle est envoyée dans les File d'attente des estimations à réviser.

Affecter automatiquement à

Entrez le nom d’un réviseur spécifique à affecter ou sélectionnez (Tout). Les estimations envoyées dans la file d’attente par cette règle peuvent automatiquement avoir l’attribution d’un réviseur que vous pouvez spécifier ici.