Demandes XactLink (hors programme)

Mis à jour de Arianne G.

Vue d’ensemble

Les estimations hors programme sont souvent échangées par courriel. Cela peut rendre difficile la confirmation de la réception, le suivi des communications, l’examen des données d’estimation et la tenue d’un historique complet du projet. XactLink permet aux entrepreneurs de soumettre des estimations, des photos et des documents justificatifs directement à partir de Xactimate dans XactAnalysis, où les experts en sinistres peuvent examiner les données d’estimation structurées, communiquer avec les entrepreneurs et décider de la façon de faire progresser les travaux.

XactLink maintient le processus d’examen dans XactAnalysis et aide votre équipe à gérer les estimations soumises par les entrepreneurs au même endroit.

  • Examinez les données d’estimation structurées plutôt que de s’appuyer sur des pièces jointes PDF statiques.
  • Communiquez avec les entrepreneurs à partir du processus de soumission.
  • Conservez les communications et les changements d’état associés à la soumission.
  • Améliorez la visibilité sur les soumissions d’estimations hors programme.

À partir de XactAnalysis, vous pouvez examiner les soumissions XactLink reçues des entrepreneurs participants dans la nouvelle page Demandes XactLink (hors programme), accessible dans le menu Affectations. Les informations disponibles dans une demande XactLink dépendent de ce que l’entrepreneur inclut lors de la soumission.

Pour plus d’informations sur la façon pour les entrepreneurs de soumettre des demandes XactLink, consultez Send XactLink requests from Xactimate.

Une demande peut comprendre des renseignements sur le sinistre, des renseignements sur le titulaire de police, des données d’estimation, des photos, des documents et des messages de l’entrepreneur.

Les entrepreneurs choisissent les informations à partager. Vous pouvez afficher les informations partagées, mais vous ne pouvez pas accéder aux éléments que l’entrepreneur n’a pas partagés.

Vous pouvez filtrer la liste des demandes par statut :

  • En attente : La demande n’a pas encore été acceptée ou refusée.
  • Acceptée : La demande a été acceptée.
  • Refusée : La demande a été refusée.
  • Annulée : La demande a été retirée par l’entrepreneur.

Vous pouvez également utiliser la barre de recherche pour trouver des demandes par numéro de réclamation, nom de l’entrepreneur, etc.

Communiquer avec les entrepreneurs

Vous pouvez utiliser la messagerie XactLink pour communiquer avec l’entrepreneur au sujet de sa demande. Les messages restent associés à la demande XactLink, ce qui permet aux deux parties de disposer d’un historique documenté des communications sans avoir à utiliser des fils de courriels distincts.

Après avoir examiné une demande, vous pouvez décider de l’accepter ou de la refuser. Vous pouvez également communiquer avec l’entrepreneur avant de prendre une décision.

Accepter une demande

Acceptez une demande lorsque vous êtes prêt à intégrer le travail soumis par l’entrepreneur à votre processus.

  1. Dans la page Demandes XactLink (hors programme), ouvrez la demande que vous souhaitez accepter.
  2. Examinez les informations soumises par l’entrepreneur.
Si vous avez besoin de plus d’informations, vous pouvez envoyer un message à l’entrepreneur dans la demande.
  1. Si tout semble correct, sélectionnez Continuer dans le coin inférieur droit.
  2. Sélectionnez une affectation existante à laquelle ajouter les informations de la demande, ou créez une nouvelle affectation.
Vous pouvez ajouter les informations d’une demande XactLink uniquement à des affectations qui n’ont pas encore fait l’objet de travaux.
  1. Remplissez les informations requises et sélectionnez Créer un projet hors programme. Les fichiers et les informations sont transférés à l’affectation, et l’entrepreneur est informé du transfert.
  2. Sélectionnez Accéder directement à cette affectation pour consulter l’affectation.
Lorsqu’une demande est acceptée :
  • La demande peut poursuivre son processus dans votre flux de travail XactAnalysis.
  • Les données d’estimation partagées et les informations justificatives restent accessibles aux fins d’examen.
  • L’état de la demande est mis à jour pour l’entrepreneur.
  • Vous pouvez communiquer avec l’entrepreneur dans les notes de l’affectation.
  • Vous pouvez accepter, négocier ou contester l’entente relative à l’estimation.

Refuser la demande

Refusez une demande lorsque le travail ne doit pas poursuivre son processus dans votre flux de travail.

  1. Dans la page Demandes XactLink (hors programme), ouvrez la demande que vous souhaitez refuser.
  2. Faites défiler la page vers le bas et sélectionnez Refuser cette demande de partage de fichier.
  1. Au besoin, saisissez le motif de votre refus.
  2. Sélectionnez Supprimer la demande.
Lorsqu’une demande est refusée :
  • La soumission ne poursuit pas son processus dans votre flux de travail.
  • L’état de la soumission est mis à jour pour l’entrepreneur.
  • Toute communication liée à la décision reste associée à la demande.
  • Toutes les données du titulaire de police sont retirées de votre vue.

Accepter, négocier ou contester l’accord relatif à l’estimation

Une fois qu’une demande XactLink est acceptée et intégrée au processus XactAnalysis, vous pouvez mettre à jour l’affectation et communiquer avec l’entrepreneur dans l’affectation. Cela comprend la gestion de l’accord relatif à l’estimation, que vous pouvez consulter et mettre à jour dans l’onglet Détails.

Vous pouvez mettre à jour une affectation hors programme avec les types d’accords relatifs à l’estimation suivants :

  • Non contesté
  • Accord partiel
  • Négocié
  • Contesté

Chaque soumission crée un nouvel événement d’entente plutôt que de remplacer un événement précédent, ce qui permet au système de conserver un historique complet des négociations et des modifications de l’accord.

Information enregistrée avec un accord

Chaque événement d'accord relatif à l’estimation contient les renseignements suivants :

  • Type d’accord
  • Montant estimé de l’entrepreneur
  • Montant convenu par le transporteur
  • Identifiant d’utilisateur du transporteur
  • Horodatage
  • Remarque facultative

Ajouter ou mettre à jour un accord relatif à l’estimation

  1. Dans l’affectation hors programme, accédez à la section Accord relatif à l’estimation de l’onglet Détails.
  2. Sélectionnez le type d’accord : Sans contestation, Accord partiel, Négocié ou Contesté.
  • Si vous sélectionnez un type autre que Sans contestation, saisissez le montant total convenu avec l’assureur.
  1. Au besoin, ajoutez une note.
  2. Sélectionnez Enregistrer l’accord. Les renseignements sur l’accord sont ajoutés à l’onglet Notes et l’entrepreneur en est avisé.

Visibilité des données et intégrité des estimations

XactLink est conçu pour préserver l’estimation appartenant à l’entrepreneur tout en offrant aux assureurs un processus d’examen clair.

  • Afficher les renseignements partagés par l’entrepreneur.
  • Passer en revue les données d’estimation soumises.
  • Demander des modifications au moyen de la messagerie.
  • Accepter ou refuser la soumission.
  • Saisir un montant d’entente d’estimation, qui peut différer du total téléversé par l’entrepreneur.
  • Afficher les renseignements que l’entrepreneur ne partage pas.
  • Modifier directement l’estimation de l’entrepreneur.
  • Remplacer la portée ou les éléments de l’entrepreneur.

Foire aux questions

Puis-je modifier l’estimation d’un entrepreneur?
Non. Les entrepreneurs demeurent propriétaires de leurs estimations. Utilisez la messagerie dans XactLink pour demander des modifications.
Puis-je voir toutes les données de l’entrepreneur?
Non. Les entrepreneurs choisissent les informations à inclure dans une demande XactLink.
Puis-je communiquer sans utiliser le courriel?
Oui. XactLink comprend une fonction de communication intégrée à la plateforme, directement associée à la soumission.

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